Acciones en lote para cientos de guías

Hay una regla sencilla para saber si tu software de paquetería te está ayudando o estorbando: si repites el mismo gesto más de diez veces seguidas, algo falta. Cambiar el estado de una guía, asignarla a un repartidor, imprimir su etiqueta, todo eso está bien cuando son tres guías. Cuando son ochenta, el mismo clic multiplicado se convierte en la peor parte de tu día. Las acciones en lote existen precisamente para eso: seleccionas un grupo, eliges qué hacer y el sistema lo aplica a todas. Pero un lote también multiplica los errores, y por eso lo interesante no es solo qué puedes hacer, sino qué te protege cuando te equivocas. Esta guía recorre ambas cosas en ClaudiGo.

Cómo se activa: seleccionar primero, decidir después

En la lista de Guías del panel, cada fila tiene una casilla. Al marcar dos o más, aparece una barra de acciones con todo lo que puedes hacer sobre esa selección. No hay un modo especial que activar ni una pantalla aparte: la selección es el punto de partida y la barra se adapta a lo que elegiste.

El truco para trabajar rápido es filtrar antes de seleccionar. Si quieres actuar solo sobre las guías de una tienda, de una zona o de un estado concreto, filtra la lista primero y marca después. Así el lote contiene exactamente lo que pensabas y no una mezcla que te obliga a revisar fila por fila. Es una diferencia pequeña que evita la mayoría de los errores de lote.

Las cinco acciones que tienes disponibles

• Cambiar estado a… aplica un estado nuevo a toda la selección: Creado, Recibido, En tránsito, En reparto, Entregado, Rechazada, Con incidencia, Devolución pendiente o Devolución completa.
• Asignar repartidor… reparte toda la selección a una sola persona, o la deja "Sin asignar" si necesitas liberar guías.
• Asignar automáticamente… reparte la selección entre tus repartidores según su zona, o al azar. Está disponible en los planes Negocio y Empresa, y lo explicamos a fondo en asignación automática de guías por zona.
• Imprimir y Descargar generan las etiquetas de la selección en una sola tanda, con un tope de 50 guías por vez.
• Eliminar borra las guías seleccionadas, con una confirmación que te avisa de que no se puede deshacer.

Si trabajas etiquetas en volumen, también te servirá leer cómo imprimir etiquetas en lote con un software de paquetería, que profundiza en esa parte del flujo.

Cambiar estados en lote sin perder información

Esta es la acción más poderosa y la que más cuidado merece, porque un estado no es solo una etiqueta: alimenta el rastreo del cliente, las liquidaciones y tus reportes. ClaudiGo agrega reglas para que el lote no te haga perder contexto:

• ✓ Rechazada y Con incidencia piden un motivo. Al elegir cualquiera de los dos, se abre una ventana donde debes explicar qué pasó antes de aplicar el cambio a todas las guías. Así no quedan rechazos sin explicación.
• ✓ Devolución completa pide una foto. No puedes cerrar una devolución en lote sin adjuntar la evidencia, y puedes sumar un comentario.
• ✓ Devolución pendiente queda fechada. El sistema registra el momento en que la marcaste, útil para dar seguimiento a las devoluciones que se quedan esperando.
• ✓ Entregado limpia incidencias viejas. Si una guía tuvo un problema antes y por fin se entregó, el motivo anterior se borra de la guía para que no aparezca por error en un aviso de entrega. El historial sí conserva lo que pasó en su momento.

Para entender la diferencia entre rechazada y con incidencia antes de aplicarlas en masa, revisa qué hacer con el estado con incidencia.

La protección que evita romper tus liquidaciones

Este es el detalle que más valor tiene y que casi nadie nota hasta que lo necesita. Imagina que seleccionas cien guías para marcarlas como Rechazadas y, sin darte cuenta, tu selección incluye veinte que ya fueron entregadas y que además ya pagaste a la tienda en una liquidación. Cambiar su estado las haría desaparecer de los reportes de liquidación y dejaría tus cuentas sin cuadrar, en silencio.

ClaudiGo lo previene: en un cambio de estado en lote, las guías que ya están entregadas y con la liquidación pagada se excluyen automáticamente del lote en lugar de hacer fallar todo el cambio. El resto se actualiza con normalidad. Si todas las guías que seleccionaste están en esa situación, el sistema te avisa de que ya fueron liquidadas y pagadas y que no se puede cambiar su estado. Es una red de seguridad pensada para el error más caro, el que no se ve hasta el cierre de mes. Si quieres entender cómo se arma esa liquidación, la explicamos en cómo calcular la liquidación de tus tiendas.

Asignar repartidor: el grupo de sugeridos

Al asignar repartidor en lote, el menú tiene un comportamiento útil. Si todas las guías seleccionadas comparten la misma zona de destino, los repartidores que tienen esa zona etiquetada aparecen primero, agrupados como "Sugeridos" con el nombre de la zona, y el resto queda en un grupo aparte. Tú sigues eligiendo a mano, pero el sistema te acerca a la opción lógica. Si la selección mezcla varias zonas, ese grupo no aparece, porque no habría una sola sugerencia correcta.

Esto se combina bien con el filtro previo: filtras por zona, marcas todo, y la persona sugerida ya está arriba. Para pensar mejor cómo dividir zonas entre tu equipo, mira cómo asignar repartidores por zona.

Un ejemplo de mañana con acciones en lote

Para ver cómo se combinan, imagina una mañana normal en un courier con tres repartidores. A las ocho filtras las guías creadas ayer que siguen sin repartidor y las marcas todas. Como pertenecen a la misma zona, el menú de asignación te sugiere primero a los dos repartidores que la cubren, y eliges a uno con un solo clic. A las nueve filtras las de otra zona, usas la asignación automática para repartirlas entre el equipo y verificas el resultado. A las diez seleccionas las cuarenta guías que van a salir y las imprimes en una tanda de etiquetas. Al final del día, con el reporte de los repartidores en la mano, marcas como Con incidencia las que no pudieron entregarse, con un solo motivo. Cuatro acciones que a mano habrían sido cientos de clics.

Buenas prácticas para no lamentar un lote

• Filtra antes de seleccionar y revisa el número de guías seleccionadas antes de confirmar cualquier acción.
• Elimina con cuidado. Borrar es la única acción sin marcha atrás. Si tienes dudas, prefiere cambiar el estado, que deja historial.
• Recuerda que los cambios de estado avisan. Cada guía que cambia de estado dispara los mismos avisos automáticos que un cambio individual, así que no uses un lote real para probar.
• Divide las impresiones grandes. Con un tope de 50 por tanda, es mejor planear varias tandas que forzar una lista enorme.
• Anota el motivo con detalle. Un motivo claro escrito una vez sirve a todo el lote y ayuda después a reclamar o explicar a la tienda.

Cuándo conviene ir más arriba: la carga masiva

Las acciones en lote trabajan sobre guías que ya existen. Si el problema está antes, en crear cientos de guías a mano, la respuesta es otra herramienta. Lee cómo funciona la carga masiva de guías desde CSV o Excel y verás cómo se complementan: creas en bloque, y después gestionas en bloque.

Preguntas frecuentes

¿Puedo cambiar el estado de varias guías a la vez en ClaudiGo?

Sí. Marca las guías en la lista, usa el menú Cambiar estado a… y elige el nuevo estado. Si es Rechazada o Con incidencia, te pedirá un motivo, y si es Devolución completa, una foto.

¿Qué pasa con las guías ya entregadas y pagadas si las incluyo en un lote?

Se excluyen automáticamente del cambio de estado para no alterar tus liquidaciones. El resto de la selección sí se actualiza con normalidad.

¿Cuántas etiquetas puedo imprimir o descargar a la vez?

Hasta 50 guías por tanda. Si seleccionas más, el sistema te lo indica y te sugiere seleccionar menos o imprimir en varias tandas.

¿Se puede deshacer la eliminación de guías en lote?

No. La confirmación te advierte de que no se puede deshacer. Si dudas, cambia el estado de las guías en lugar de eliminarlas.

¿Puedo asignar un repartidor a muchas guías de una zona en un paso?

Sí. Filtra por la zona, marca las guías y elige el repartidor en Asignar repartidor…. Si todas comparten zona, los repartidores etiquetados con ella aparecen como sugeridos.