Cómo dar acceso a tu equipo a tu sistema de paquetería sin compartir tu contraseña
En muchos negocios de paquetería, cuando un empleado nuevo necesita entrar al sistema, la solución rápida es darle el usuario y la contraseña del dueño. Funciona al principio, pero trae problemas que aparecen después: si algo se borra o se cambia mal, no hay forma de saber quién lo hizo; si el empleado deja el negocio, hay que cambiar la contraseña y avisarle a todos los demás que también la usaban; y cualquier persona con esa contraseña ve absolutamente todo, incluida la facturación y las ganancias del negocio, aunque su trabajo sea solo imprimir etiquetas.
Por qué compartir tu contraseña es un mal hábito, aunque parezca cómodo
Compartir una sola contraseña entre varias personas mezcla dos problemas distintos: seguridad y trazabilidad. Del lado de seguridad, entre más personas conocen la misma clave, más difícil es controlar quién puede entrar de verdad. Del lado de trazabilidad, si dos empleados usan el mismo usuario, un cambio hecho por error (una guía eliminada, un monto modificado) queda sin dueño real cuando llega el momento de entender qué pasó.
Qué significa dar acceso, no solo una cuenta más
Un acceso real es un usuario propio para cada persona, con su propia contraseña, que además solo puede ver las partes del panel que su trabajo realmente necesita. Un empleado que solo imprime etiquetas y marca entregas no necesita ver facturación ni analítica del negocio, y uno que gestiona liquidaciones no necesariamente necesita entrar a la configuración general de guías. Cada acceso se limita a lo que corresponde, sin que eso signifique crear una cuenta distinta para cada tarea suelta.
Qué partes conviene ocultar según el rol de cada persona
No hace falta pensarlo caso por caso: casi siempre alcanza con decidir, por persona, si necesita ver tiendas, repartidores, tipos de servicio, liquidaciones, notificaciones, configuración de guías, facturación, analítica, recolecciones o flota, y ocultar el resto. Las funciones base para operar el día a día (crear y gestionar guías, el perfil propio, la ayuda) siempre quedan disponibles, sin importar qué otras secciones estén ocultas.
Qué pasa cuando alguien deja el negocio
Con contraseñas compartidas, que una persona se vaya obliga a cambiar la clave y avisarle a todo el resto del equipo que también la usaba, algo que en la práctica casi nunca se hace a tiempo. Con accesos individuales, basta con desactivar el acceso de esa persona en particular: el resto del equipo sigue entrando exactamente igual, sin que nadie más se entere del cambio ni tenga que memorizar una contraseña nueva.
Ejemplo
Un negocio de encomiendas con 3 empleados en mostrador compartía una sola cuenta desde hacía meses. Cuando uno de ellos dejó el trabajo, el dueño notó que ya no sabía con certeza quién había estado marcando ciertas entregas como completadas los últimos días. Al pasar a accesos individuales, cada empleado quedó con su propio usuario limitado a guías y recolecciones, sin ver facturación, y el dueño pudo revocar el acceso de quien se fue sin tocar la contraseña de nadie más.
ClaudiGo, accesos con permisos por sección
ClaudiGo permite crear un acceso propio para cada persona de tu equipo, con su propio correo y contraseña, y decidir por acceso qué secciones del panel puede ver: tiendas, repartidores, tipos de servicio, liquidaciones, notificaciones, configuración de guías, facturación, analítica, recolecciones y flota. Guías, perfil y ayuda siempre quedan disponibles como base para operar, y administrar los accesos en sí sigue siendo exclusivo del dueño real del negocio, sin poder delegarse a otro acceso. Está disponible en los planes Negocio y Empresa. Puedes probar ClaudiGo gratis 3 días, sin tarjeta de crédito.
Preguntas frecuentes
¿Cuántos accesos puedo crear?
Depende de tu plan: el plan Negocio incluye 2 accesos y el plan Empresa incluye 5. El plan Emprendedor y la prueba gratuita no incluyen esta función.
¿Puedo cambiar qué secciones ve un acceso después de crearlo?
Sí, puedes ajustar los permisos de cualquier acceso en el momento que quieras, sin necesidad de eliminarlo y crear uno nuevo.
¿Un acceso puede administrar otros accesos?
No. Crear, editar o eliminar accesos es una función exclusiva del dueño real de la cuenta, para que ese control nunca quede en manos de alguien que a su vez podría dárselo a otra persona.
¿Qué pasa con el trabajo que hizo un empleado si elimino su acceso?
Las guías, entregas y demás registros que gestionó quedan intactos en el sistema. Eliminar su acceso solo le quita la posibilidad de volver a iniciar sesión.