Importa tus tiendas y repartidores hoy

Hay una razón por la que muchos dueños de courier siguen con su hoja de cálculo aunque ya sepan que necesitan un software para paquetería: la idea de volver a escribir a mano cada tienda, cada repartidor, cada correo y cada teléfono. Si tienes 25 tiendas y 12 repartidores, son casi 40 cuentas que crear, y la pereza gana. La buena noticia es que no hace falta hacerlo una por una. Un programa de gestión de paquetería bien pensado te deja subir esa lista completa desde un archivo de Excel, revisarla en pantalla y crear todas las cuentas de una sola vez. Esta guía explica cómo funciona ese proceso en ClaudiGo, qué debe tener tu archivo y qué errores conviene evitar.

Por qué la carga inicial frena a tantos couriers

Cuando comparas opciones de software para courier, casi todo el análisis se va a las funciones: etiquetas, rastreo, liquidaciones. Pocas veces se habla del día uno, el momento en que el sistema está vacío y tú tienes la información desperdigada en tres lugares: la hoja donde llevas a tus tiendas, los contactos de WhatsApp de tus repartidores y el cuaderno de alguien de la oficina. Ese vacío inicial es lo que hace que la migración se sienta como un proyecto de una semana cuando en realidad puede ser cosa de una tarde.

Además, hay un costo escondido en hacerlo a mano: el error de digitación. Un correo escrito con una letra de más significa una tienda que nunca recibe su acceso, y lo descubres cuando reclama por qué no ve sus guías. Con una importación revisada en pantalla, ese tipo de error se ve antes de crear nada. Si vienes de una operación en planillas, lee también cómo migrar de Excel y WhatsApp a un software, que cubre el panorama completo de la mudanza.

Qué se puede importar (y qué no)

En ClaudiGo hay dos importaciones separadas de cuentas: una para tiendas y otra para repartidores. Cada una está en su propia sección del panel (en Tiendas y en Repartidores) y funciona igual: descargas una plantilla, la llenas, la subes, revisas y confirmas. No la confundas con la carga masiva de guías, que sirve para subir pedidos a enviar y se explica en carga masiva de guías desde Excel o Shopify. Aquí hablamos de crear a las personas y negocios que van a usar el sistema, no de los envíos.

Lo que sí queda importado: nombre, correo, teléfono y, si quieres, una contraseña inicial. Lo que no viaja en el archivo: el historial de guías de tu sistema anterior ni tus tarifas. Esos se configuran aparte dentro del programa.

La plantilla: cuatro columnas y nada más

Al pulsar Descargar plantilla obtienes un archivo de Excel con una hoja de datos y otra de instrucciones. La hoja de datos tiene cuatro columnas:

• Nombre: el nombre completo de la persona o de la tienda. Es obligatorio.
• Correo: el correo con el que esa persona va a entrar al panel. También es obligatorio y tiene que ser único en todo ClaudiGo, no solo dentro de tu cuenta. Eso significa que un correo que ya está registrado en otra cuenta no puede volver a crearse.
• Teléfono: opcional, sin código de país. El sistema lo limpia y lo ajusta al formato de tu país.
• Contraseña: opcional. Si la dejas vacía, el sistema genera una contraseña temporal automática para cada cuenta.

La primera fila de ejemplo que trae la plantilla es solo una guía: bórrala antes de subir el archivo. También puedes subir un .csv si prefieres exportar tu lista desde otra herramienta, siempre que respete esos mismos encabezados.

El paso que evita los errores: la pantalla de revisión

Cuando subes el archivo, el sistema no crea nada todavía. Te muestra una tabla editable con todas las filas que detectó, y ahí puedes corregir cualquier celda directamente. Este paso es lo más valioso del proceso, porque es donde aparecen los problemas que en un alta manual pasan desapercibidos:

• Filas sin nombre o sin correo: el botón de crear se bloquea hasta que las completes.
• Correos con errores evidentes de digitación, que puedes arreglar en el momento.
• Filas que no deberían estar: si una fila no tiene arreglo (por ejemplo, un contacto de tu lista vieja del que no tienes correo), puedes eliminarla de la tabla en lugar de inventarle datos falsos para poder continuar.

Dedica cinco minutos a mirar la tabla completa antes de confirmar. Revisa sobre todo los correos, porque son la llave de acceso de cada persona.

Después de confirmar: contraseñas temporales y primer ingreso

Al confirmar, el sistema crea las cuentas y te muestra un resultado: cuántas se crearon del total y, para cada una, el correo y su contraseña temporal. Esa lista se muestra una sola vez, así que cópiala o guárdala antes de salir de la pantalla. Si alguna fila falló, aparece aparte con el motivo (por ejemplo, un correo ya registrado).

Cada persona, al entrar por primera vez con su contraseña temporal, debe crear su propia contraseña definitiva de al menos 8 caracteres antes de seguir. Así la contraseña que tú conoces deja de servir, algo importante si no quieres tener claves de tus repartidores anotadas en un chat. Para que ese primer ingreso salga sin llamadas a tu teléfono, capacita a cada repartidor nuevo en un día con un guion corto.

Límites del plan que conviene conocer antes de importar

Las tiendas son ilimitadas en todos los planes, así que puedes importar toda tu cartera sin preocuparte por un tope. Con los repartidores es distinto: cada plan incluye una cantidad, y si tu archivo trae más repartidores que ese límite, el sistema crea los que alcanzan y marca el resto como no creados, con un aviso para que actualices de plan o sumes repartidores extra. Si todavía no sabes qué plan te calza, revisa cuántos envíos al mes justifican un software.

Cómo preparar tu archivo en 15 minutos

• ✓ Una sola lista por tipo: no mezcles tiendas y repartidores en el mismo archivo, cada uno tiene su propia importación.
• ✓ Correos únicos y reales: sin duplicados y de personas que sí revisan ese buzón. Si una tienda comparte correo con otra, pídele uno distinto antes.
• ✓ Teléfonos sin código de país: el sistema los normaliza según tu país, no hace falta agregar +52, +57 ni +34.
• ✓ Contraseña en blanco: es más seguro dejar que el sistema genere una temporal a repartir claves iguales para todos.
• ✓ Fila de ejemplo borrada: elimina la línea que viene en la plantilla antes de subirla.
• ✓ Tabla de revisión leída completa: no confirmes a ciegas: unos minutos aquí ahorran reclamos después.

Después de importar: por dónde seguir

Con las cuentas creadas, el siguiente paso es decidir qué ve cada tienda y cómo se le avisa. Si vas a delegar parte del panel a personal de oficina, mira cómo dar acceso a tu equipo sin dar tu clave. Y si tu plan lo permite, define tus zonas para que las guías se asignen solas; el paso a paso está en cómo asignar repartidores por zona. Para cerrar el círculo de tu primera semana, la lista de tus primeras semanas con el software te dice qué controlar.

Preguntas frecuentes

¿Puedo importar tiendas y repartidores al mismo tiempo?

No en un solo archivo. Cada tipo tiene su propia importación, con su propia plantilla, así que se hacen en dos pasadas cortas.

¿Qué pasa si una fila tiene un error?

Puedes corregirla en la tabla de revisión antes de confirmar. Si igual queda alguna fila que el sistema no pueda crear (por ejemplo, un correo ya registrado), el resultado te muestra cuál fue y por qué, y las demás se crean con normalidad.

¿Dónde veo las contraseñas temporales después?

Solo se muestran en la pantalla de resultado, una vez. Cópialas en ese momento, porque después no se vuelven a mostrar.

¿Puedo subir un archivo .csv en lugar de Excel?

Sí, se aceptan .xlsx, .xls y .csv. Lo importante es que los encabezados coincidan con los de la plantilla.

¿Tengo que importar todo de una vez?

No. Puedes empezar con tus tiendas más activas y sumar el resto cuando quieras, siempre que los correos no se repitan.