Qué guías recoge tu repartidor en tienda
El repartidor llega a la tienda, toca el timbre y le entregan una bolsa. Cuenta los paquetes: son siete. En su pantalla dice que debía recoger nueve. ¿Faltan dos o la tienda generó dos guías de más? Sin una lista de qué guías corresponden a esa visita, solo le quedan las llamadas, las dudas y el riesgo de irse con la mitad. Un software para courier bien hecho no solo cuenta paquetes: te dice exactamente cuáles son. Y lo hace cuidando algo igual de importante, que cada persona vea únicamente la información que necesita para hacer su trabajo.
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Probar ClaudiGo gratisEl problema de una recolecta que solo es un número
En muchos sistemas sencillos la recolecta es un contador: "Tienda Luna, 9 paquetes". Sirve para saber cuánto cargar en la camioneta, pero no responde las preguntas que de verdad aparecen en la calle. ¿Cuáles son esos nueve? ¿Falta alguno? ¿La tienda subió una guía después de que el repartidor ya salió? Cuando el conteo no coincide, nadie sabe qué buscar.
En ClaudiGo cada guía que una tienda crea queda vinculada a su recolecta del día. El contador ya no es un número suelto: es la suma de guías concretas, y puedes abrirlas desde la propia recolecta.
Qué ve cada rol al abrir una recolecta
El repartidor: qué recoger, sin datos de dinero
Desde su sección de recolecciones, el repartidor toca el número de guías de una tienda y se abre una lista de solo lectura con los paquetes que debe llevarse. Puede contrastar contra lo que le entregan en el momento y detectar si falta algo antes de irse. Esa lista no muestra precio ni monto de cobro contra entrega. El repartidor no necesita saber cuánto vale cada pedido para recogerlo, y menos aún cuánto le cobrarás a cada destinatario.
Además, al tocar el nombre de la tienda o su dirección se abre una ficha con opciones para llamar o escribir por WhatsApp, algo muy útil cuando llega y no encuentra a nadie.
El courier: el detalle completo
En el panel del courier, el número de guías de cada recolecta abre la lista con todas las guías, y cada una se puede abrir con su detalle completo: destinatario, dirección, contenido, monto y estado. Es la vista que necesitas para resolver un reclamo con la tienda o para revisar una recolecta que no cuadra.
La tienda: lo suyo, sin ver lo de otros
La tienda configura su propia dirección y teléfono de recolecta, y ve su información. No ve las recolectas de otras tiendas ni tu operación interna. Si quieres profundizar en lo que cada actor ve, lee qué ve una tienda conectada en su panel.
Por qué ocultar precios al repartidor es una buena práctica
No se trata de desconfianza, se trata de reducir ruido y riesgo. Un repartidor que ve montos de cobro en la etapa de recolección tiene más datos de los que necesita y más oportunidades de cometer errores o de comentarlos fuera de contexto. Cuando el dinero aparece solo en la etapa en que realmente se cobra, la operación es más limpia. Es el mismo principio que aplicas en los permisos por rol del software: cada persona ve lo necesario.
Cómo usar la lista para evitar viajes en vano
- Antes de salir, abre las recolectas del día y cuenta cuántas guías tiene cada tienda. Si una tiene cero, no existe: nada que recoger.
- Al llegar, compara lo que te entregan con la lista. Si falta un paquete, pregunta en ese momento y no cuando ya estás en otra zona.
- Si hay un sobrante, es decir, un paquete físico sin guía, no lo recibas sin avisar. Pide a la tienda que genere la guía primero, así queda registrado desde el origen.
- Marca la recolecta solo después de haber contado, no antes. Así el estado refleja lo que de verdad ocurrió.
Ejemplo
Un repartidor llega a una tienda de accesorios con una recolecta de seis guías. La tienda le entrega cinco paquetes. Abre la lista, ve que el que falta es el de un cliente con entrega prometida para hoy y se lo dice a la encargada. En dos minutos lo encuentra en otra caja. Sin lista, se habría marchado y esa guía habría quedado fuera de la ruta de mañana.
Qué pasa con el contador cuando cambian las guías
La recolecta siempre refleja las guías que de verdad existen. Si una guía se elimina antes de recogerse, la recolecta pendiente baja su contador en uno, y si llega a cero deja de existir. Las recolectas que ya están cerradas se conservan como historial. Cuando recuperas una guía desde la papelera, vuelve a existir, pero no se re-vincula a la recolecta anterior. Si esa parte te interesa, está desarrollada en recuperar guías eliminadas.
Qué hacer cuando la lista no coincide con la realidad
- ✓ Faltan paquetes en la tienda: confirma si el pedido sigue en preparación y deja la recolecta pendiente, o reprograma el resto al día siguiente.
- ✓ Hay guías que no deberían estar: pueden ser duplicados. Revisa cómo evitar guías duplicadas y limpia desde el panel.
- ✓ La tienda subió más guías después de recoger: esas guías forman parte de la recolecta del mismo día, así que conviene volver a pasar o reasignar.
- ✓ El repartidor no puede abrir la ficha: verifica que la tienda haya cargado su teléfono de recolecta.
Cómo capacitar al repartidor para usar la lista
Una función útil que nadie usa no mejora nada. Dedica diez minutos, el primer día de cada repartidor nuevo, a mostrarle en su propio celular tres cosas: dónde está la sección de recolecciones, cómo abrir la lista de guías de una tienda y cómo contactar a la tienda desde la ficha. Hazlo con una recolecta real, no con una demostración abstracta; lo que se aprende con un caso concreto se recuerda en la calle.
Después, enséñale el criterio, que importa más que el botón: la lista es el contrato de lo que debe llevarse. Si algo no coincide, no se improvisa ni se "arregla en el camino"; se pregunta en la tienda, en ese momento. Esta idea se complementa con lo que se explica en cómo capacitar a un repartidor nuevo en un día.
Qué datos de la guía conviene que la tienda cuide
La utilidad de la lista depende de que las guías estén bien creadas desde el origen. Para que el repartidor pueda contrastar sin dudas, cada guía debería tener un nombre de destinatario legible, un contenido descrito de forma breve y un número de orden de la tienda cuando lo tengan. Con un contenido como "caja pequeña, ropa" el repartidor reconoce el paquete de un vistazo; con un contenido vacío, no. Puedes pedir a tus tiendas que usen el campo de referencia, que explicamos en número de orden de la tienda y guía.
- ✓ Nombre del destinatario completo: facilita coincidir el paquete físico con la guía.
- ✓ Contenido breve y claro: una o dos palabras bastan.
- ✓ Etiqueta pegada y legible: una guía sin etiqueta física no se puede contrastar.
- ✓ Una guía por paquete: si hay varios bultos, revisa cómo manejar varios bultos en una guía.
Qué gana tu negocio con una recolecta trazable
Cuando cada guía queda ligada a su recolecta, puedes responder preguntas que antes eran puro recuerdo: cuántos paquetes recogió cada repartidor, qué tiendas tienen más guías por visita, o en qué fecha exacta una tienda empezó a generar volumen. Esa información alimenta decisiones reales, como cuántas rutas de recolección necesitas por la mañana o si conviene fijar una hora de corte más temprana.
Además, te protege. Si una tienda asegura que entregó doce paquetes y en tu registro figuran diez, no discutes con intuiciones: abres la lista, comparas guía por guía y encuentras dónde está la diferencia. Esa claridad cuida la relación comercial con cada tienda y reduce los reclamos que desgastan a tu equipo.
Un detalle para tu equipo: la lista no sustituye al conteo físico
El software te dice qué debería haber. El conteo físico dice qué hay. Las dos cosas juntas son las que cierran el círculo. Si estás armando el proceso de apertura de tu bodega, une esta lista con el manifiesto de carga y tendrás trazabilidad desde que el paquete sale de la tienda hasta que llega a su destino. Esa trazabilidad es la que distingue a un buen software de paquetería de una hoja de cálculo.
Preguntas frecuentes
¿El repartidor puede ver cuánto cobra cada guía en la lista de la recolecta?
No. La lista que ve el repartidor al abrir una recolecta es de solo lectura y no incluye precio ni monto de cobro contra entrega.
¿Cómo sé qué guías componen una recolecta?
Toca el número de guías de la recolecta. El courier ve la lista con acceso al detalle completo de cada guía, y el repartidor ve una lista de solo lectura.
¿Qué pasa si elimino una guía que estaba en una recolecta?
Si la recolecta sigue pendiente, su contador baja en uno y, si queda en cero, se elimina sola. Las recolectas cerradas se conservan en el historial.
¿Se vincula una guía recuperada de la papelera a su recolecta anterior?
No. La guía vuelve a existir, pero sin el vínculo con la recolecta que tenía antes de eliminarse.
¿El repartidor puede contactar a la tienda desde la recolecta?
Sí. Al tocar la tienda o su dirección se abre una ficha con opciones para llamar o escribir por WhatsApp.