Recuperar guías eliminadas por error

Seleccionas diez guías para borrar los duplicados de la mañana, confirmas con prisa y, al ver la lista, te das cuenta de que una de ellas era un envío real, con cobro contra entrega y todo. En un negocio de paquetería, que se pierda una guía no es solo un registro menos: es un paquete en la calle sin respaldo, una tienda que pregunta por su pedido y una liquidación que ya no cuadra. Un buen software de paquetería asume que los errores humanos ocurren y te da una forma de deshacerlos. En ClaudiGo esa red de seguridad se llama la vista de guías eliminadas, y conviene conocerla antes de necesitarla.

Por qué borrar una guía es más delicado de lo que parece

Una guía de envío concentra mucha información: el destinatario, la dirección, el valor a cobrar, el repartidor asignado, la tienda a la que pertenece y su historial de estados. Cuando se elimina, todo eso desaparece de las listas, de los reportes del periodo y de los cálculos que dependen de ella. Si la guía estaba asociada a un cobro contra entrega, el monto deja de contarse en la liquidación de la tienda. Si ya estaba en manos de un repartidor, su panel dejará de mostrarla.

Por eso el borrado accidental es uno de los errores más caros en operaciones pequeñas, donde casi siempre es la misma persona quien crea, asigna y limpia las guías. Los motivos más comunes se repiten en casi todos los negocios:

• ✓ Limpieza apurada de duplicados: al seleccionar varias guías a la vez es fácil incluir una que no debía ir. Si quieres evitar el origen del problema, lee cómo evitar guías duplicadas en tu paquetería.
• ✓ Una tienda que borra su propia guía: el cliente cambió de idea o se equivocó de pedido, la elimina y minutos después el comprador confirma que sí lo quería.
• ✓ Pruebas que quedaron mezcladas: un empleado nuevo practica creando guías y, al limpiar, borra también una real.
• ✓ Selección masiva con filtros activos: marcas "todas" creyendo que ves un grupo y en realidad había otro.

Qué pasa en ClaudiGo cuando eliminas una guía

En ClaudiGo, borrar una guía no la hace desaparecer sin rastro. Cada vez que eliminas una guía, sea de una en una o con la acción masiva, el sistema guarda una copia completa de sus datos en una papelera aparte, junto con la fecha en que se eliminó. Esa copia no aparece en tus listas normales ni en tus reportes, pero queda disponible para recuperarla.

Lo importante es entender que la guía eliminada deja de contar en lo operativo: no suma en tus conteos, no aparece en el panel del repartidor y no entra en la liquidación. Solo vuelve a todo eso si tú decides recuperarla. Es una red de seguridad pensada para el error, no una forma de archivar guías.

Dónde encontrar las guías eliminadas

La vista vive dentro de la propia tabla de guías, tanto en el panel del courier como en el de las tiendas. Se activa desde el botón Filtro, que se encuentra junto al buscador y al selector de cuántas guías mostrar. Al marcar la casilla Eliminadas dentro de ese filtro, la tabla cambia a un listado distinto, con estas columnas:

• ✓ Guía: el número de guía, para reconocerla de inmediato.
• ✓ Destinatario: el nombre de quien iba a recibir el paquete.
• ✓ Valor: el precio registrado en la guía.
• ✓ Estado: en qué estado estaba cuando se eliminó.
• ✓ Creada y Eliminada: las dos fechas, útiles para ubicar el momento exacto del error.
• ✓ Acciones: el botón para recuperar.

El buscador de arriba también filtra esta lista, así que si recuerdas el nombre del destinatario o parte del número de guía, la encuentras en segundos. La vista no muestra datos sensibles como el monto de cobro contra entrega: su propósito es que reconozcas la guía y la recuperes, no que funcione como una copia de toda la base.

Quién puede ver y recuperar guías eliminadas

El alcance depende de quién eres dentro del sistema, y está pensado para que nadie vea lo que no le corresponde:

• ✓ El dueño del courier y los accesos de su equipo: ven y recuperan las guías eliminadas de todo el negocio.
• ✓ Cada tienda conectada: ve y recupera solo las suyas. Una tienda nunca ve lo que borró otra.
• ✓ Los repartidores: no tienen acceso a esta vista. Sus pantallas son operativas, no administrativas.

Si das acceso a tu equipo, conviene definir quién puede hacer qué. En permisos por rol en un software de paquetería explicamos cómo repartir las responsabilidades sin dar de más.

Paso a paso para recuperar una guía

1. Abre tu lista de guías desde el panel de tu negocio (o desde el portal de tu tienda, si eres tienda).
2. Pulsa Filtro y marca la casilla Eliminadas.
3. Busca la guía por número o por nombre del destinatario, o revisa la columna Eliminada para encontrar el momento del error.
4. Marca la casilla de una o varias guías. Puedes seleccionar todas las de la página con la casilla del encabezado.
5. Pulsa Recuperar. El sistema te dice cuántas se recuperaron y, si alguna falla, el motivo.
6. Vuelve a la lista normal: las guías recuperadas ya aparecen ahí, tal como estaban.

Qué se restaura y qué casos especiales existen

La guía vuelve con los datos que tenía al borrarse: destinatario, dirección, valor, estado y demás. Hay tres situaciones que conviene conocer para no llevarte sorpresas.

Cuando el repartidor o el lote ya no existen

Si entre el borrado y la recuperación eliminaste al repartidor asignado, o el lote de liquidación al que pertenecía la guía ya no existe, el sistema no se rinde: restaura la guía igual, pero sin ese vínculo. Tendrás que asignar un repartidor de nuevo. Lo mismo ocurre con un destinatario guardado que ya no está.

Cuando ya existe otra guía con ese número

Si por algún motivo ya hay una guía con el mismo número en tu lista, esa recuperación no procede y el sistema te avisa con el mensaje de que ya existe una guía con ese número. Ocurre sobre todo si volviste a crear a mano el envío después de borrarlo. En ese caso no necesitas recuperar nada: ya tienes la guía.

Cuando tu plan no permite escribir

Recuperar una guía equivale a crearla de nuevo, así que está sujeto a las mismas reglas de tu plan. Si tu prueba gratis terminó o tu cuenta está suspendida por falta de pago, el sistema te pedirá resolver eso en Facturación antes de permitirlo. Para entender cómo se comporta la cuenta en ese escenario, revisa qué pasa cuando termina tu prueba gratis.

Límites que debes conocer

• ✓ Solo aparecen las guías borradas desde que se activó esta opción. Una guía eliminada antes de que existiera la papelera no está ahí.
• ✓ No es un archivo permanente. Úsala como red de seguridad para corregir errores recientes, no como lugar para guardar guías que ya no quieres ver.
• ✓ No sustituye al historial. La papelera guarda la guía; el historial de cambios de estado de una guía activa sigue siendo la fuente para saber quién hizo qué. Mira cómo leer el historial de estados de una guía.

Cómo reducir los borrados por error desde el origen

Recuperar es útil, pero evitar el error es mejor. Estas costumbres cuestan casi nada y ahorran mucho:

• ✓ Lee el aviso de confirmación. Antes de eliminar, el sistema pregunta cuántas guías vas a borrar y te recuerda que desde esa pantalla no se puede deshacer. Si el número no es el que esperabas, cancela.
• ✓ Revisa los filtros activos antes de seleccionar todas las guías de la tabla. Un filtro de fechas o de estado cambia lo que realmente estás marcando.
• ✓ Corrige en vez de borrar. Si una guía solo tiene un dato mal, edítala. Borrar y volver a crear genera un número nuevo y rompe el rastro.
• ✓ Usa el cambio de estado cuando corresponda. Si el envío se canceló, un estado adecuado deja constancia; eliminarlo la borra de los reportes. Los pasos están en cómo confirmar cambios de estado sin errores.
• ✓ Limita quién puede eliminar. No todo el equipo necesita ese permiso.

Resumen

Un error de borrado no debería costarte un envío. En ClaudiGo, cada guía eliminada se guarda en una papelera a la que accedes con el botón Filtro de tu lista de guías; desde ahí la buscas, la marcas y pulsas Recuperar. El dueño y su equipo recuperan las del negocio, cada tienda las suyas, y los repartidores no tienen acceso. Si el repartidor o el lote ya no existen, la guía vuelve sin ese vínculo; si ya existe otra con el mismo número, el sistema te avisa. Y como todo buen sistema de seguridad, funciona mejor combinado con buenos hábitos: confirmar, revisar filtros y corregir en lugar de borrar.

Preguntas frecuentes

¿Se pueden recuperar guías eliminadas en ClaudiGo?

Sí. Cada guía eliminada se guarda en una papelera. Desde el botón Filtro de tu lista de guías, marcando la casilla Eliminadas, puedes ver las eliminadas, seleccionarlas y pulsar Recuperar para que vuelvan a tu lista.

¿Una tienda puede ver las guías eliminadas por otra tienda?

No. Cada tienda ve y recupera únicamente sus propias guías eliminadas. El dueño del courier y su equipo ven las del negocio completo, y los repartidores no tienen acceso a esta vista.

¿Qué pasa si el repartidor asignado ya no existe al recuperar la guía?

La guía se restaura igual, pero sin el vínculo con ese repartidor. Tendrás que asignarle uno nuevo. Lo mismo aplica para un lote de liquidación o un destinatario guardado que ya no existan.

¿Por qué no puedo recuperar una guía?

Las causas más comunes son que ya exista otra guía con ese número, o que tu plan no permita crear porque la prueba gratis terminó o la cuenta está suspendida por falta de pago.