Resumen de guías por período y estado

Cuando un courier mueve diez guías al día, todo cabe en la cabeza. Cuando mueve cien, la cabeza deja de alcanzar: alguien pregunta cuántas guías siguen en tránsito, otro quiere saber cuántas se entregaron esta semana y un tercero necesita ver solo las de una tienda en una zona concreta. Si para responder cada una de esas preguntas tienes que filtrar una hoja de cálculo, contar filas con el dedo o abrir guía por guía, tu software de paquetería no te está ayudando a decidir, solo a guardar datos. Esta guía explica cómo funciona un buen resumen de guías por período y estado, qué preguntas debe contestarte de un vistazo y cómo lo resuelve el panel de ClaudiGo.

Qué es un resumen de guías y para qué sirve

Un resumen de guías es el bloque que va justo encima de la tabla de envíos y que convierte cientos de filas en un panorama que se entiende en cinco segundos. En vez de leer línea por línea, ves cuántas guías hay en cada etapa del proceso: recién creadas, recibidas en bodega, en tránsito, en reparto, entregadas y rechazadas o devueltas.

La utilidad real aparece cuando lo usas para tomar decisiones pequeñas pero constantes durante el día:

• ✓ Saber si el día va bien: si a media tarde la mayoría de las guías de hoy sigue sin salir a reparto, todavía estás a tiempo de reforzar con otro repartidor.
• ✓ Detectar acumulación: un número de guías recibidas que crece sin que crezcan las de tránsito suele indicar que la bodega se está llenando.
• ✓ Contestar a una tienda sin buscar: filtras por su nombre y le dices cuántos envíos lleva entregados en el mes.
• ✓ Medir tu tasa de rechazos: comparar entregadas contra rechazadas te muestra si el problema es operativo o de las direcciones.

Es la versión visual de lo que explicamos en las métricas que debe mirar un negocio de paquetería: no hace falta un sistema de reportes complicado, hace falta que los números básicos estén a la vista sin esfuerzo.

El gráfico por estado: seis grupos, una lectura

El resumen de ClaudiGo dibuja un gráfico circular con el total de guías del período en el centro y seis grupos de colores alrededor. Cada grupo corresponde a una etapa real del envío:

• Creadas: la guía existe, pero el paquete todavía no ha pasado por tus manos.
• Recibidas: el paquete ya llegó a tu bodega o punto de recolección.
• En tránsito: va en camino entre tu bodega y la zona de entrega.
• En reparto: está en manos de un repartidor para entregarse hoy.
• Entregadas: ciclo cerrado con éxito.
• Rechazadas o devolución: aquí se agrupan las guías que no terminaron en entrega, incluidas las que tienen una incidencia y las que están en proceso de devolución o ya fueron devueltas.

Si pasas el cursor sobre cualquier segmento del gráfico, aparece el número exacto y el porcentaje que representa del total. Al lado, una leyenda con los mismos colores muestra los conteos para leerlos sin adivinar. Si quieres entender qué significa cada estado y cuándo debería cambiar, revisa el significado de cada estado de una guía.

Filtros de período: hoy, semana, mes o rango

El mismo resumen puede mirarse con cuatro cortes de tiempo, y cada uno responde una pregunta distinta:

Hoy

Es el corte operativo. Responde a "¿cómo va mi jornada?". Lo abres a media mañana y a media tarde, no para analizar, sino para actuar.

Semana

Cuenta desde el lunes de la semana en curso. Sirve para las reuniones de lunes o viernes con tu equipo: cuántas guías entraron, cuántas salieron y cuántas quedaron pendientes.

Mes

Es el corte que viene seleccionado por defecto y empieza el día uno del mes calendario. Es el más útil para comparar contra tus metas y para preparar la conversación con cada tienda.

Rango

Te deja elegir una fecha de inicio y una de fin. Lo usas para revisar una promoción concreta, una semana atípica o el periodo exacto que una tienda te pide aclarar.

Un detalle importante para no malinterpretar los números: el período se calcula con la fecha en que se creó la guía, no con la fecha de entrega. Si una guía se creó el 30 de septiembre y se entregó el 2 de octubre, cuenta dentro de septiembre. Es una lógica coherente con el cobro de guías del plan, y conviene tenerla presente cuando compares dos meses.

Filtros por tienda y por zona

En el panel del dueño del negocio, el resumen añade dos selectores que cambian por completo lo que ves. El primero filtra por tienda conectada: eliges una y todo el gráfico, los conteos y la tabla de abajo se limitan a sus guías. El segundo filtra por zona, tomando el departamento o la región de entrega de cada guía.

La combinación de ambos es donde se vuelve poderoso. Puedes ver, por ejemplo, cuántas guías de una tienda de ropa fueron rechazadas en una zona específica este mes. Si el número es alto, ya sabes dónde mirar: ¿las direcciones de esa zona llegan incompletas?, ¿el repartidor que la cubre tiene demasiada carga? Para ir más a fondo en lo segundo, mira cómo balancear la carga entre repartidores.

Los chips de filtro rápido

Debajo del gráfico hay una fila de botones que funcionan como atajos. Cada uno muestra a su lado cuántas guías cumplen ese criterio dentro del período elegido, así que sirven a la vez de filtro y de contador:

• ✓ Todas: quita cualquier filtro y muestra el total del período.
• ✓ Creadas, en tránsito, entregadas: limitan la tabla al estado elegido.
• ✓ Rechazadas o devolución: reúne las guías que no se entregaron, para revisarlas juntas.
• ✓ Pagadas y por pagar: separan las guías entregadas con cobro contra entrega según el cobro ya esté marcado o siga pendiente.
• ✓ Asignadas y sin asignar: solo en el panel del dueño; muestran qué guías ya tienen repartidor y cuáles esperan uno.

Al tocar un chip, la tabla de guías de abajo se actualiza de inmediato con la misma selección. No tienes que repetir el filtro en otro lado. Si el filtro no encuentra nada, el panel te lo dice con un mensaje claro en vez de dejarte frente a una tabla vacía y sin explicación.

El chip de guías sin asignar merece atención especial: cada guía ahí es un paquete que nadie va a entregar hasta que alguien le ponga repartidor. Tienes un análisis completo en cómo evitar guías sin asignar, y para resolverlas todas a la vez, las acciones en lote sobre guías te ahorran el trabajo de ir una por una.

Cómo usar el resumen en una rutina de cinco minutos

Un resumen que nadie mira no sirve. Esta rutina corta funciona para la mayoría de los couriers pequeños y medianos:

Al abrir el día

Selecciona "Hoy" y revisa dos números: guías creadas y guías sin asignar. Si hay sin asignar, resuelve eso antes que cualquier otra cosa.

A media jornada

Compara las guías en reparto contra las entregadas. Si la proporción no avanza, llama a tus repartidores antes de que se acumule el problema.

Al cerrar

Mira cuántas quedaron en reparto sin cerrarse y cuántas figuran como rechazadas. Cada una necesita una decisión: reintentar mañana, contactar al destinatario o iniciar la devolución. Esta revisión encaja con la que describimos en la rutina diaria de apertura y cierre de un courier.

Los lunes o los viernes

Cambia a "Semana" y compara. Anota tres cifras: guías totales, porcentaje entregado y porcentaje rechazado. Con el tiempo verás tendencias que a ojo se escapan.

Lo que ve la tienda en su propio resumen

Las tiendas conectadas también tienen su resumen dentro de su panel, con el mismo gráfico, los mismos períodos y los mismos chips, aunque sin los filtros de tienda, zona ni asignación, que no le corresponden. Esto significa que cada tienda puede responderse sola la pregunta "¿cuántos de mis envíos ya se entregaron?" sin escribirte por WhatsApp. Menos mensajes de seguimiento para ti, y más confianza para la tienda. Para ver qué más encuentra en su panel, lee qué ve una tienda conectada en el panel.

Errores comunes al interpretar un resumen

Comparar períodos de distinta duración

Un mes de 31 días no es comparable de forma directa con uno de 28. Mira porcentajes, no solo cantidades.

Olvidar que el corte usa la fecha de creación

Las guías de fin de mes que se entregan al inicio del siguiente no desaparecen: siguen contando en el mes en que se crearon. Revisa también el siguiente período para ver su cierre.

Mirar solo el total

Un total alto es una buena noticia solo si la proporción de entregadas también lo es. El número grande del centro del gráfico tiene que leerse junto con los segmentos.

Ignorar las guías con incidencia

Estar agrupadas con las rechazadas no las hace menos importantes. Son casos que todavía pueden salvarse con un reintento o una llamada.

Qué buscar en un resumen de guías al elegir software

Si estás comparando programas de paquetería, no te quedes con un "tiene reportes". Pregunta concretamente:

• ✓ Si el resumen se actualiza solo con cada cambio de estado, sin que tengas que exportar nada.
• ✓ Si puedes cambiar de período con un toque y filtrar por tienda y por zona sin salir de la pantalla.
• ✓ Si el filtro del resumen también filtra la tabla de guías, para pasar del panorama al detalle sin repetir pasos.
• ✓ Si las tiendas pueden ver su propio resumen, sin darles acceso a la información de otras.

Si además quieres un criterio más amplio para comparar herramientas, la lista de criterios para comparar software de paquetería te sirve de apoyo.

Resumen

Un resumen de guías por período y estado convierte tu operación en un panorama que se lee en segundos: cuántas guías hay en cada etapa, cuáles están atoradas y qué tienda o zona concentra los problemas. Con cuatro períodos, filtros por tienda y zona, y atajos para guías pagadas, por pagar, asignadas o sin asignar, dejas de contar a mano y empiezas a decidir con datos. Si tu software actual te obliga a exportar una hoja de cálculo para saber cuántos envíos llevas, vale la pena ver cómo se siente tener todo eso a un toque, dentro de la misma pantalla donde ya trabajas.

Preguntas frecuentes

¿Qué períodos puedo ver en el resumen de guías de ClaudiGo?

Hoy, la semana en curso (desde el lunes), el mes calendario o un rango de fechas que tú elijas. Por defecto se muestra el mes.

¿El período se calcula con la fecha de creación o de entrega?

Con la fecha de creación de la guía. Una guía creada el último día del mes cuenta en ese mes aunque se entregue después.

¿Puedo filtrar el resumen por tienda y por zona?

Sí, en el panel del dueño del negocio. Eliges una tienda, una zona o ambas, y el gráfico, los conteos y la tabla se ajustan juntos.

¿Las tiendas ven su propio resumen?

Sí. Cada tienda conectada tiene su resumen con los mismos períodos y estados, limitado a sus propias guías.