Si una tienda no cuadra su liquidación

Llega el mensaje que todo courier conoce: "revisé mis pedidos de este mes y lo que me vas a liquidar no coincide con mis cuentas". Si no tienes una forma clara de explicar cada número, esa conversación se vuelve incómoda muy rápido: la tienda sospecha que le estás quitando dinero, y tú sospechas que la tienda cuenta mal. Casi siempre ninguna de las dos cosas es cierta. Lo que pasa es que la tienda y tú están contando cosas distintas, y nadie lo aclaró antes. Un buen software de paquetería debería darte el desglose para resolver esto en cinco minutos, y esta guía te muestra las seis causas más comunes y cómo explicarlas sin perder la relación.

Primero, qué es exactamente lo que le liquidas a una tienda

Antes de buscar el error, conviene tener claro qué se está calculando, porque muchas discusiones nacen de que la tienda espera una cosa y el sistema calcula otra. En ClaudiGo, la liquidación es lo que tu negocio le debe a cada tienda cliente: el dinero que tus repartidores cobraron contra entrega en nombre de esa tienda, menos lo que tú le cobras por el servicio.

En números, para cada tienda el cálculo es el siguiente: se suma el monto contra entrega de todas sus guías entregadas (el COD bruto), y se restan tu comisión de envío, tu comisión por contra entrega y, si la usas, un costo personalizado que hayas configurado. El resultado es el neto a liquidar. Esa es la cifra que la tienda tiene que recibir de ti.

Si tu tienda solo mira "cuántos pedidos me hicieron con cobro contra entrega" y multiplica por el precio de sus productos, va a obtener una cifra más alta que el neto, y no porque haya un error, sino porque todavía no restó tus comisiones ni excluyó lo que no se entregó. Ese es el punto de partida de casi todas las diferencias.

Las 6 causas más comunes de una liquidación que "no cuadra"

1. Hay guías que todavía no están entregadas

Este es el motivo número uno. La liquidación solo cuenta las guías en estado entregado, porque solo entonces el repartidor efectivamente cobró el dinero. Una guía en reparto, con incidencia o rechazada no suma nada, aunque la tienda ya la dé por vendida en su propia contabilidad.

Si quieres entender bien qué significa cada estado y por qué ese detalle importa tanto, revisa los 9 estados de una guía de envío.

2. Se está comparando por fechas distintas

Muchas tiendas cuentan sus pedidos por fecha de venta y esperan que la liquidación de un mes incluya lo entregado ese mes. Pero un reporte de liquidación filtra las guías por el día en que fueron creadas, no por el día en que se entregaron. Una guía creada el 30 y entregada el 2 del mes siguiente pertenece al periodo del día 30, siempre que ya esté entregada.

Es un detalle técnico que genera diferencias reales en los cierres de mes. La solución es acordar con la tienda desde el inicio qué fecha usan ambos como referencia y comparar siempre el mismo rango de creación en los dos lados.

3. Las comisiones no son las que la tienda recordaba

Puede que hayas cambiado tu comisión de envío, o que la comisión por contra entrega sea distinta según la zona. Si tu negocio trabaja con precios por zona, el monto que se descuenta cambia de una guía a otra según el destino, y la tienda quizá esperaba una tarifa única.

El desglose de liquidación muestra cada concepto por separado: comisión de envío, comisión de contra entrega y el costo personalizado con el nombre que le hayas puesto. Enseñarle esas tres líneas suele bastar. Y si notas que hay confusión recurrente, vale la pena documentar las tarifas por escrito, como se explica en cómo configurar tu comisión por guía y por COD.

4. El COD registrado en la guía no es el que la tienda pensaba

Si el monto contra entrega se cargó mal al crear la guía (un dígito, un total sin el envío, un descuento no aplicado), la liquidación va a reflejar ese monto, no el de la factura de la tienda. La forma más rápida de detectarlo es comparar guía por guía las que difieren, filtrando por tienda y rango de fechas, y revisar el monto contra entrega de cada una.

5. Hay guías de una tienda que quedaron a nombre de otra (o de ninguna)

Cuando se cargan guías manualmente o de forma masiva, es posible asignarlas a la tienda equivocada, o dejarlas sin tienda. El sistema las agrupa aparte, como "sin tienda" (las creadas directamente por ti), para que no se mezclen con las de una tienda conectada. Si a una tienda le faltan guías, este es un buen lugar donde buscar antes de pensar que se perdieron.

6. Ya se pagó una parte y la tienda no lo recordaba

La liquidación distingue entre neto pendiente y neto pagado. Cuando marcas un pago, las guías incluidas quedan como pagadas y se registran en un lote. Si la tienda pregunta por qué "solo le liquidas" una parte, puede que el resto ya se haya cubierto en un pago anterior. Mostrarle el historial de lotes pagados evita repetir la explicación cada mes.

Un guion de cinco pasos para resolverlo en una sola conversación

• ✓ Pídele el rango de fechas y la cifra que espera: sin esos dos datos, cualquier explicación será vaga. Quieres comparar lo mismo con lo mismo.
• ✓ Filtra tus guías por esa tienda y ese rango: y ordena por estado. Te darás cuenta de inmediato si el problema son las no entregadas.
• ✓ Muéstrale el desglose completo: COD bruto, comisión de envío, comisión de contra entrega, costo personalizado y neto. Cada línea debe poder explicarse en una frase.
• ✓ Revisa las guías dudosas una por una: si hay diferencia de montos o de estados, ábrelas y usa el historial para ver qué pasó.
• ✓ Cierra con una decisión por escrito: si hubo un error de tu lado, corrígelo y explícalo. Si fue de la tienda, dile con qué dato lo confirmas.

Cómo evitar que el problema vuelva cada mes

La mejor conversación sobre liquidaciones es la que nunca sucede porque la tienda ya tiene la información. ClaudiGo te permite decidir qué ve cada tienda en su panel: si puede ver lo cobrado en contra entrega, qué guías ya se cobraron y su liquidación pendiente. Una tienda que puede consultar su propio saldo cuando quiera te escribe mucho menos para preguntar. Y si prefieres controlar esa visibilidad, también puedes hacerlo.

Tres hábitos complementarios que ayudan:

• ✓ Comparte las reglas al inicio: cuando conectes una tienda nueva, explica en un párrafo qué cuenta como liquidable, qué comisiones se descuentan y con qué periodicidad se paga. Puedes apoyarte en cómo capacitar a una tienda nueva en días.
• ✓ Liquida con un calendario fijo: una fecha predecible (por ejemplo, cada quincena) reduce las consultas más que cualquier explicación detallada.
• ✓ Registra cada pago: marcar los pagos en el sistema deja un historial que responde solo la pregunta de "¿ya me pagaron esto?".

Qué hacer si el error sí fue tuyo

A veces la tienda tiene razón. Una guía marcada como entregada por error, una comisión mal configurada durante una semana, un monto cargado con un cero de más. Cuando eso pasa, la mejor estrategia es la más simple: reconocerlo rápido, corregirlo, mostrar la corrección y, si el error te costó dinero a ti, aceptarlo como parte del costo de construir confianza. Un courier que corrige sin discutir gana más tiendas de las que pierde por un error puntual.

Si estas diferencias se repiten, quizá sea una señal de que el proceso de conciliación necesita mejorar. Para eso, conciliar cobros contra entrega entre caja y banco es un buen siguiente paso.

Preguntas frecuentes

¿Por qué mi liquidación incluye solo guías entregadas?

Porque el dinero contra entrega solo existe cuando el repartidor entregó y cobró. Contar guías en tránsito o rechazadas inflaría lo que debes antes de tiempo y generaría diferencias justo como las de este artículo.

¿Qué fecha se usa para filtrar la liquidación?

La fecha de creación de la guía. Por eso conviene acordar con cada tienda que ambos comparen el mismo rango de creación.

¿La tienda puede ver su propia liquidación?

Sí, si tú lo decides. Puedes configurar qué ve la tienda: lo cobrado en contra entrega, qué guías ya se cobraron y su liquidación pendiente.

¿Qué pasa con las guías creadas sin tienda?

Aparecen agrupadas aparte, como guías creadas directamente por ti, para que no se mezclen con las de tus tiendas conectadas.