Completar recolectas en masa sin errores
Cuando tu courier crece, el día deja de tener tres recolectas y empieza a tener veinte o treinta. Al terminar la ruta, el repartidor tiene que marcar cada tienda una por una, y la tentación es obvia: seleccionar todas y marcar de golpe. Es rápido, pero es también la forma más fácil de dejar el registro lleno de recolectas "completadas" que nunca se hicieron. Un buen programa de gestión de paquetería no solo te deja actuar sobre varias a la vez: te obliga a pararte un segundo y confirmar. De eso trata este artículo.
¿Cierras el día marcando recolectas una por una?
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Probar ClaudiGo gratisPor qué existe la selección múltiple en recolectas
Hay dos situaciones reales donde actuar sobre una recolecta a la vez no tiene sentido. La primera es el cierre de ruta: el repartidor visitó doce tiendas en la mañana y, al volver, quiere dejar todo marcado de una vez. La segunda es la limpieza: tu panel acumula recolectas viejas, vacías o duplicadas y quieres quitarlas sin ir fila por fila.
ClaudiGo atiende esos dos casos con acciones masivas dentro de la sección de recolecciones. La diferencia está en quién puede hacer qué, y eso es lo que más importa entender.
Quién puede completar y quién puede eliminar
- ✓ Completar recolectas en masa: pueden hacerlo tanto el courier como el repartidor. El repartidor selecciona las recolectas que ya visitó y usa la opción de marcarlas como recolectadas.
- ✓ Eliminar recolectas en masa: solo el courier, o un acceso administrativo al que se le dio permiso para la sección de recolecciones. El repartidor no puede eliminar.
Esta separación es deliberada. Marcar como hecha una visita es una acción de campo, la hace quien estuvo ahí. Borrar un registro es una decisión administrativa. Si estás configurando accesos para tu equipo, mira cómo funcionan los permisos por rol.
La confirmación no es un estorbo: es un seguro
Tanto al completar como al eliminar, el sistema pide confirmación antes de ejecutar. También lo hace al tocar el check verde de una sola recolecta. Este detalle nace de un error real y frecuente: un toque accidental sobre el check verde marcó una tienda como recolectada cuando todavía no se había pasado, y hubo que revertirlo a mano. Una operación sencilla pero mal protegida termina costando un reclamo.
La confirmación aplica a una idea que defendemos en todo el producto: cualquier acción que cambie estados en bloque o elimine datos debe pedir un "¿estás seguro?". Lo desarrollamos para guías en confirmar cambios de estado de guías y para acciones en lote en acciones en lote de guías.
Eliminar una recolecta no elimina sus guías
Este es el punto que más tranquiliza. Cuando eliminas una recolecta, ya sea una o varias, las guías que contenía no se borran. La recolecta es solo la parada de visita; las guías son los envíos, con todo su historial, y siguen existiendo en tu panel de guías con su flujo normal. Eliminar recolectas sirve para limpiar paradas que ya no tienen sentido, no para destruir envíos.
Cómo cerrar un día de recolectas con orden
- Filtra por pendientes para ver solo lo que falta marcar. Si ves tiendas que sí visitaste, selecciónalas.
- Compara con tu ruta real, no con la ruta planeada. Marca solo lo que se hizo.
- Usa "marcar como recolectadas" y lee el mensaje de confirmación: te indica cuántas vas a marcar.
- Deja pendientes las que no se hicieron. No las marques para "limpiar la lista". Mejor reprogramarlas.
- Revisa las automáticas del día anterior para detectar tiendas que quedaron sin visita sin que nadie se enterara.
Ejemplo
Una repartidora visita once tiendas en la mañana y, al terminar, tiene doce recolectas en su lista. Selecciona las once que visitó y las marca de una vez, confirma el aviso y deja la duodécima pendiente porque la tienda no tenía listo el pedido. En la tarde, la recolecta pendiente aparece como tarea: no se perdió en un cierre masivo.
Cuándo usar la eliminación masiva
- ✓ Recolectas antiguas sin guías vivas: quedaron vacías porque las guías se eliminaron o se movieron.
- ✓ Registros de pruebas: cuando tu equipo practicó con guías de ejemplo.
No elimines recolectas completadas con la idea de "ordenar", porque son tu historial de visitas: si una tienda reclama dentro de un mes, esa fila es tu evidencia. Si quieres revisar cómo se leen esos estados, mira qué significa cada estado de una recolecta.
Un recordatorio sobre la app móvil
La aplicación Android empaqueta su propia versión de la interfaz, así que los cambios de pantalla, como las acciones masivas y sus confirmaciones, llegan a la app cuando se instala una versión nueva. Si tu equipo usa la app, conviene mantener actualizada la app de tus repartidores.
Qué hacer si marcaste algo por error
A todos nos pasa: seleccionas una recolecta de más y la confirmas con prisa. Lo primero es no entrar en pánico, porque marcar una recolecta como completada no mueve ni cambia el estado de las guías que contiene. Es un registro de la visita, no un movimiento del paquete. El daño real es de información: el panel dice que se recogió algo que quizás no se recogió.
El paso correcto es contactar a la tienda o al repartidor, confirmar qué ocurrió y, si la visita no se hizo, dejar la nota en tu proceso interno y reprogramarla con la tienda. Evita borrar la recolecta para "empezar de cero", porque perderías el registro de lo ocurrido. Un registro honesto que muestra un error corregido vale más que un historial limpio pero falso. Si necesitas una guía más amplia de cómo tratar equivocaciones del equipo, mira errores comunes al gestionar un negocio de paquetería.
Cómo preparar a tu equipo para usar la selección múltiple
La selección múltiple se aprende en un minuto, pero se usa bien con una regla compartida. Antes de entregar la herramienta a tu equipo, ponte de acuerdo en tres reglas simples y escríbelas donde todos las vean, por ejemplo en el grupo de trabajo o en la hoja de procedimientos:
- Se marca después de visitar, nunca antes. Marcar por adelantado "para ahorrar tiempo" destruye la confiabilidad del registro.
- Una selección masiva se revisa en voz alta. Antes de confirmar, el repartidor lee el número de recolectas que va a marcar y lo compara con las tiendas que de verdad visitó.
- Lo que no se hizo se queda pendiente. Una recolecta pendiente es información útil; una marcada en falso es un problema escondido.
Con esas tres reglas, la herramienta se vuelve un aliado. Sin ellas, termina siendo un botón más para tapar pendientes.
Acciones masivas en guías y en recolectas: la diferencia
Es fácil confundir las acciones en lote de guías con las de recolectas, porque se parecen en la forma. La diferencia está en qué cambian. Una acción masiva sobre guías puede modificar el estado de los envíos o reasignarlos a un repartidor; una acción masiva sobre recolectas solo cambia el registro de las visitas. Cada una tiene su propia sección y sus propios permisos. Para el caso de guías, la explicación completa está en acciones en lote para guías, y para el trabajo del repartidor te conviene ver el checklist del módulo de repartidores.
Un flujo semanal de limpieza que no te quita más de diez minutos
Más allá del cierre diario, una revisión corta una vez por semana mantiene el panel ordenado sin esfuerzo. Elige un momento fijo, por ejemplo el lunes a primera hora, y recorre tres filtros en orden: primero las recolectas pendientes con fecha anterior a hoy, que no deberían existir y suelen indicar un olvido; luego las automáticas de la semana pasada, para detectar tiendas que quedaron sin visita; y por último las recolectas vacías o de pruebas que puedas eliminar con la acción masiva.
Este ritmo hace que el historial de visitas sea confiable cuando más lo necesitas, que es al responder un reclamo o al preparar la revisión de cierre mensual. Diez minutos semanales evitan horas de reconstruir lo ocurrido más adelante.
La regla corta
Completar en masa es para lo que ya pasó. Eliminar en masa es para lo que ya no sirve. Y en ambos casos, confirma. Con esa regla, tu software para courier ahorra minutos cada día sin comprometer el registro.
Preguntas frecuentes
¿Quién puede marcar varias recolectas como completadas a la vez?
Tanto el courier como el repartidor. El repartidor selecciona las recolectas que visitó y las marca como recolectadas.
¿Puede el repartidor eliminar recolectas?
No. La eliminación, individual o masiva, es solo del courier o de un acceso administrativo con permiso para la sección de recolecciones.
¿Se borran las guías si elimino una recolecta?
No. Eliminar una recolecta nunca elimina las guías que contenía. Esas guías siguen disponibles en tu panel de guías.
¿Por qué pide confirmación cada vez?
Para evitar toques accidentales. Marcar o eliminar recolectas cambia el registro de visitas, y una confirmación evita errores difíciles de revertir.
¿Se pueden revertir las recolectas marcadas por error?
Si una recolecta quedó marcada como completada sin haberse hecho, hay que corregir el registro manualmente. Por eso conviene revisar el aviso de confirmación antes de aceptar.