Historial de liquidaciones ya pagadas

Le transferiste a una tienda lo que le correspondía por sus cobros contra entrega y, tres semanas después, te escribe: "no me cuadra lo del mes pasado, ¿me puedes decir qué guías incluía ese pago?". Si tu respuesta depende de buscar en el WhatsApp, abrir el banco y reconstruir de memoria qué se pagó, tienes un problema que no se ve hasta que aparece la primera discusión. Pagar una liquidación es el momento fácil. Lo difícil es poder demostrar, con fecha y detalle, qué se pagó, a quién y por cuáles guías. En esta guía te mostramos cómo un buen software para courier convierte cada pago en un registro consultable, y cómo lo resuelve ClaudiGo con su historial de liquidaciones pagadas.

Qué es una liquidación y por qué necesita historial

Cuando tu courier reparte pedidos con cobro contra entrega para tiendas clientes, el repartidor cobra en nombre de cada tienda. Después, tú le debes a esa tienda el monto cobrado menos lo que ella te debe a ti: tu costo de envío, tu comisión por el cobro y cualquier otro costo que hayas definido. Esa diferencia es la liquidación. Si quieres repasar cómo se arma, lo explicamos con detalle en cómo calcular la liquidación de tus tiendas.

El punto que suele olvidarse es que una liquidación tiene dos vidas. La primera es la pendiente: el cálculo vivo de lo que le debes hoy a cada tienda, que cambia cada vez que se entrega una guía. La segunda comienza cuando pagas: ese monto deja de ser una cuenta abierta y se convierte en un hecho histórico. Sin un buen registro de esa segunda vida, cada pago queda flotando y tu contabilidad depende de tu memoria.

Del cálculo pendiente al pago registrado

En la sección Liquidaciones de ClaudiGo hay dos pestañas: la de pendientes y la de "Liquidaciones pagadas". El recorrido normal es este:

1. En pendientes ves una tabla por tienda con lo que queda por pagar y lo que ya se pagó.
2. Marcas las tiendas que vas a pagar y pulsas "Marcar como pagadas". Se abre una ventana de confirmación antes de aplicar nada, para que no sea un clic accidental.
3. Al confirmar, el sistema toma las guías entregadas de esa tienda que seguían pendientes y las marca como pagadas, con la fecha del pago.
4. Por cada tienda se crea un lote de liquidación, un registro único que resume ese pago.

Ese lote es la pieza clave. En lugar de dejar solo un cambio de estado en cada guía, el sistema guarda una fotografía completa de lo que ocurrió en ese momento.

Qué guarda cada lote

Cada lote registra, para una tienda y un momento de pago concretos, estos datos:

• ✓ Cuántas guías incluyó y el nombre de la tienda tal como estaba al pagar.
• ✓ El cobro contra entrega bruto, es decir, lo que los repartidores cobraron en total a los destinatarios.
• ✓ Cada costo descontado por separado: el costo de envío, el costo del contra entrega y el costo personalizado, si lo configuraste.
• ✓ El neto pagado, que es la cifra que efectivamente le transferiste a la tienda.
• ✓ El rango de fechas que elegiste al momento de pagar, cuando lo indicaste.

Lo más valioso es que esos montos quedan guardados tal como se calcularon ese día. Si dentro de dos meses cambias tu comisión de envío o tu porcentaje de contra entrega, el pago que ya hiciste no se recalcula ni se reescribe. Lo que le transferiste a la tienda en marzo sigue diciendo lo mismo en septiembre. Eso es exactamente lo que necesitas para resolver una discusión: una cifra que no se mueve.

La pestaña de pagadas: filtrar, sumar y abrir el detalle

La pestaña de liquidaciones pagadas está pensada para responder preguntas concretas sin exportar nada a una hoja de cálculo:

• Filtro por fecha. Eliges un rango y ves solo los pagos hechos en ese período, ideal para el cierre de mes.
• Filtro por tienda. Seleccionas una tienda y ves su historial completo, o dejas "Todas las tiendas" para la vista general.
• Total pagado a tiendas. Un resumen en la parte superior suma lo pagado en el rango y la tienda que hayas filtrado, para que no tengas que hacer la cuenta a mano.
• Tabla de lotes. Cada fila muestra la tienda, el número de guías, el neto pagado y la fecha de pago.
• Detalle por lote. Al hacer clic en una fila se abre el listado de guías pagadas en ese lote, con su número, el destinatario, el monto cobrado y la fecha de entrega.

Con esas cinco herramientas cubres casi todo lo que te pide un contador, una tienda o tú mismo cuando revisas tus cuentas. Para ir más allá y ver cómo se conecta con los reportes del negocio, mira qué reportes contables debe darte un programa de gestión de paquetería.

Lo que este registro protege sin que lo notes

Además del historial visible, hay dos protecciones que trabajan en silencio:

• Evita pagos duplicados por un doble clic. Si por nervios o por una conexión lenta pulsas dos veces, el sistema no crea dos lotes que reclamen el mismo dinero: la segunda solicitud ya no encuentra guías pendientes que tocar.
• Protege las guías ya pagadas. Una guía entregada y pagada queda excluida de los cambios masivos de estado, para que nadie la vuelva invisible en tus reportes por accidente. Lo explicamos en acciones en lote sobre tus guías.

Qué revisar antes de marcar como pagada

Marcar como pagadas es la acción que convierte un cálculo vivo en un registro fijo, así que vale la pena detenerse diez segundos antes. Confirma tres cosas. Primero, que el rango de fechas coincide con el período que quieres cerrar, porque el sistema toma las guías entregadas que sigan pendientes dentro de ese rango y según su fecha de creación. Segundo, que el monto que aparece como pendiente para cada tienda es el mismo que vas a transferir, ni un centavo más ni menos. Tercero, que seleccionaste solo las tiendas que de verdad vas a pagar hoy: la ventana de confirmación muestra el total de la selección justamente para ese último control. Si algo no calza, es mucho más fácil corregirlo antes de confirmar que después de que el lote quedó guardado.

Un ritmo de cierre que funciona

Tener el historial no sirve de mucho si el hábito de pagar es desordenado. Una rutina simple, que funciona para la mayoría de couriers pequeños, es esta:

1. Elige un día fijo de pago, por ejemplo cada viernes, y avísalo a tus tiendas.
2. Revisa los pendientes por tienda y confirma que los montos cuadran con lo que esperas.
3. Transfiere el dinero y, recién entonces, marca las liquidaciones como pagadas.
4. Guarda en tu banco una referencia que mencione a la tienda y la fecha, para poder cruzarla con el lote.
5. A fin de mes, abre la pestaña de pagadas con el rango del mes y compara el total pagado con la suma de tus transferencias.

Si encuentras diferencias entre lo que la tienda espera y lo que ves, la guía sobre qué hacer cuando una tienda no cuadra su liquidación te da un método para explicarlo sin fricción.

Una advertencia honesta

Conviene decirlo con claridad: la sección de liquidaciones es una herramienta de cálculo y de seguimiento, no un sistema contable ni financiero exacto, y así lo señala el propio aviso que ves arriba de las pestañas. Sirve para ordenar tus cuentas, dar transparencia a tus tiendas y llegar al cierre con menos trabajo, pero tu contabilidad formal sigue siendo tu contabilidad formal. Úsala como fuente clara de detalle, no como reemplazo de tus obligaciones fiscales. Si además cobras contra entrega en volumen, complementa con la conciliación de cobros contra entrega.

Preguntas frecuentes

¿Qué es un lote de liquidación en ClaudiGo?

Es el registro de un pago hecho a una tienda: guarda cuántas guías incluyó, el cobro bruto, los costos descontados, el neto pagado y la fecha. Se crea un lote por cada tienda al marcar como pagadas.

¿Cambian los pagos ya hechos si modifico mis comisiones después?

No. Los montos de cada lote quedan guardados como se calcularon el día del pago. Solo los pendientes reflejan tu configuración vigente.

¿Puedo ver qué guías se pagaron en un lote específico?

Sí. En la pestaña Liquidaciones pagadas, al hacer clic en una fila se abre el detalle con cada guía, su destinatario, el monto cobrado y la fecha de entrega.

¿Puedo filtrar el historial por tienda y por fecha?

Sí. Puedes elegir un rango de fechas y una tienda, y el resumen superior suma lo pagado dentro de ese filtro.

¿Es un sistema contable oficial?

No. Es una herramienta de cálculo y seguimiento para ordenar tus liquidaciones. Tu contabilidad formal debe seguir llevándose por separado.