Marca guías recibidas de una sola vez

Llega el camión de una tienda con 240 paquetes y tu bodega tiene un problema muy concreto: hay que dejar constancia de que cada uno fue recibido. Si tu programa para paquetería solo permite escanear de una en una, esa recepción se come la mañana entera. Y si ya escaneaste los paquetes en otra hoja o con otro lector porque así trabajabas antes, la idea de repetirlo todo dentro del sistema nuevo desanima a cualquiera. Por eso vale la pena conocer la importación de guías recibidas: subes la lista de números y el sistema marca todas de una vez.

Qué problema resuelve marcar guías como recibidas en lote

En un negocio de mensajería y paquetería, "recibido" es el primer estado real de una guía después de crearla. Significa que el paquete ya está físicamente en tu bodega. Hasta ese momento, la tienda solo generó la guía, pero tú todavía no tienes el paquete en las manos. Por eso ese cambio de estado importa: separa lo que se prometió enviar de lo que de verdad llegó.

El problema aparece con el volumen. Con 20 paquetes al día, escanear uno por uno es razonable. Con 200 o 300 en un mismo día de recepción, cada segundo por paquete se acumula en una hora perdida. Y hay otro caso más frecuente de lo que parece: el courier que está migrando desde una hoja de cálculo o desde otro programa y que ya tiene una lista de números escaneados. Pedirle que vuelva a escanear todo es pedirle que trabaje dos veces. Si estás en ese punto, te sirve leer cómo migrar de Excel y WhatsApp a un programa de gestión de paquetería.

Dónde está y cómo funciona, paso por paso

En el panel principal, en la sección de guías, verás tres botones juntos: Escanear guías, Importar recibidos y Nueva guía. El segundo es el que nos interesa. El proceso tiene tres pantallas:

• Subir: descargas la plantilla, la llenas con tus números de guía y la subes. Se aceptan archivos .xlsx, .xls y .csv.
• Revisar: el sistema te muestra qué encontró y qué no, sin cambiar nada todavía.
• Confirmar: eliges las guías que quieres marcar y el cambio se aplica de una vez, con un resultado final.

Esta lógica de "primero revisa, después aplica" es la misma que se usa en otras importaciones de ClaudiGo, y es lo que evita los errores irreversibles. Nada se modifica hasta que tú pulsas confirmar.

La plantilla: una sola columna

A diferencia de otras cargas, aquí la plantilla es mínima. El archivo de Excel trae una hoja llamada Guías recibidas con una única columna, Número de guía, y una fila de ejemplo con el formato de la etiqueta (algo como CG-2026-XXXXXXXX). Hay además una hoja de instrucciones que recuerda que el código debe ser el mismo que aparece en la etiqueta impresa, uno por fila.

Este detalle es clave: la importación no crea guías nuevas. Solo busca coincidencias por número entre las guías que ya existen en tu cuenta. Si necesitas crear guías desde una lista de pedidos, eso se hace con la carga masiva de guías desde CSV o Excel, que es otra herramienta con otro propósito.

La pantalla de revisión: donde se detectan los problemas

Al subir el archivo, ClaudiGo busca cada número contra las guías reales de tu negocio y te muestra dos resultados:

• Guías encontradas: con su número, el nombre del destinatario y su estado actual. Las que siguen en estado Creado aparecen preseleccionadas, listas para pasar a Recibido.
• Números no encontrados: una lista aparte con los códigos que no coinciden con ninguna guía de tu cuenta.

Los números no encontrados son un dato valioso, no un estorbo. Casi siempre significan una de tres cosas: un error de digitación al copiar el código, una guía que pertenece a otro negocio, o un paquete que llegó a tu bodega sin que su guía exista en el sistema. Cualquiera de las tres merece que alguien la mire antes de que el paquete se pierda entre los demás.

También verás guías encontradas que ya avanzaron de estado. Esas aparecen marcadas con el aviso de que no se pueden marcar, porque el sistema solo avanza guías desde Creado y nunca retrocede una que ya está más adelante. Es una protección útil: si por error subes una lista que incluye un paquete que ya iba en ruta, no lo vas a devolver a "recibido" sin querer. Para entender qué significa cada etapa, mira los estados de una guía de envío y qué significan.

Después de confirmar: qué pasa con las guías y con tus clientes

Al confirmar, las guías elegidas pasan a Recibido y la pantalla final te dice cuántas se actualizaron y cuántas se omitieron (por ejemplo, las que ya no estaban en Creado cuando confirmaste). Además, cada cambio dispara el mismo aviso de cambio de estado que se genera al escanear una guía, de acuerdo con las notificaciones que tengas activadas. Eso significa que la tienda o el destinatario que ya tenía avisos configurados se entera de que su paquete llegó a tu bodega, sin que tú escribas nada.

Si todavía no tienes avisos configurados, te conviene revisar cómo funcionan las notificaciones automáticas de estado del envío antes de importar por primera vez, para que el cambio masivo no sorprenda a nadie.

Cuándo conviene importar y cuándo escanear

Las dos opciones conviven y no se estorban. Una regla simple para elegir:

• ✓ Importa la lista cuando ya escaneaste los paquetes fuera de ClaudiGo o cuando recibes lotes grandes de una sola tienda y tienes sus números en una hoja.
• ✓ Escanea con cámara o lector cuando recibes paquetes sueltos durante el día y quieres confirmar cada uno con el paquete en la mano. Lo explicamos en cámara o lector físico para escanear tus guías.
• ✓ Combina ambas en las semanas de mucho volumen: importa el grueso del lote y escanea los rezagados que llegaron después.
• ✓ Revisa siempre los no encontrados antes de confirmar, porque un número raro casi siempre esconde un problema real.
• ✓ No subas la misma lista dos veces: el sistema no retrocede estados, pero tu equipo sí puede confundirse sobre qué lote ya se procesó.

Errores comunes al importar recibidos

El primer error es subir números escritos a mano con espacios o letras de más. El sistema recorta los espacios sobrantes y elimina los repetidos dentro del archivo, pero un carácter mal digitado sigue siendo un número distinto. Copia y pega desde la fuente original cuando puedas.

El segundo es olvidar borrar la fila de ejemplo de la plantilla. Ese código de muestra no existe en tu cuenta y aparecerá como no encontrado. No hace daño, pero ensucia la lista de revisión y puede hacerte perder tiempo buscando un paquete que nunca existió.

El tercero es tratar la importación como una forma de saltarse el control físico. Marcar como recibido algo que nadie tocó rompe justo lo que este estado protege: la certeza de qué hay realmente en tu bodega. La herramienta ahorra tiempo de tecleo, no reemplaza la revisión de que el paquete esté ahí. Si quieres reforzar ese control, revisa cómo encontrar una guía rápido cuando alguien pregunte por un paquete en particular.

Cómo se ve el ahorro en números

Supón que recibes 250 paquetes por lote y escaneas cada uno en unos ocho segundos entre tomar el paquete, apuntar y confirmar. Son cerca de 33 minutos solo de escaneo, sin contar interrupciones. Con una lista ya escaneada y una importación, el trabajo del sistema se reduce a subir el archivo y revisar una tabla: un par de minutos. Si haces eso tres veces por semana, recuperas más de una hora y media semanal, tiempo que puedes dedicar a lo que de verdad mueve el negocio, como coordinar rutas o atender a tus tiendas. Si quieres ver el panorama completo de cuánto tiempo se va en tareas repetitivas, lee cuánto tiempo ahorra un software de gestión de envíos.

Preguntas frecuentes

¿La importación de guías recibidas crea guías nuevas?

No. Solo busca los números que subes entre las guías que ya existen en tu cuenta y avanza su estado a Recibido. Para crear guías desde una lista se usa la carga masiva.

¿Qué formatos de archivo acepta?

Acepta .xlsx, .xls y .csv. Lo importante es que haya una columna llamada Número de guía con un código por fila.

¿Qué pasa con los números que no se encuentran?

Aparecen en una lista aparte durante la revisión, sin aplicarse ningún cambio. Puedes revisarlos y corregirlos antes de confirmar el resto.

¿Puedo marcar como recibida una guía que ya está en reparto?

No. El sistema solo pasa a Recibido las guías que siguen en estado Creado y nunca retrocede una que ya avanzó. Esas aparecen marcadas como no seleccionables.

¿Se avisa a la tienda cuando importo las guías?

Sí, se dispara el mismo aviso de cambio de estado que con un escaneo, según las notificaciones que tengas activadas en tu cuenta.